KHARIDAR SECOND PAPER NOTES: कार्यालय स्रोत साधनको परिचय र प्रकार तथा सहायक कर्मचारीका कार्य र गुणहरू

कार्यालय स्रोत साधनको परिचय र प्रकार तथा सहायक कर्मचारीका कार्य र गुणहरू

Welcome To Loksewa Ladder ! 

यस पोस्टमा हामी खरिदार दोस्रो पत्र तयारीका लागि महत्वपूर्ण नोटहरू प्रस्तुत गर्दैछौं, जसमा कार्यालय स्रोत साधनको परिचय र प्रकार तथा सहायक कर्मचारीका कार्य र गुणहरू समेटिएका छन्। यी विषयहरूको राम्रो समझ हुनु खरिदार दोस्रो पत्रमा सफलता हासिल गर्न अत्यावश्यक छ।

नोट्सहरू फ्री मा डाउनलोड गर्न तल बटन राखिएको छ । क्लिक गरी महत्त्वपूर्ण नोट्स हरु डाउनलोड गर्न सक्नुहुनेछ । 

 सहायक कर्मचारीका कार्य र गुणहरू
(Roles and Qualities of Assistant Employees)

भूमिका (Introduction)

प्रशासनिक प्रणाली कुनै पनि संस्थाको मेरुदण्ड हो। यसको कुशलता र कार्यसम्पादनमा सहायक कर्मचारीहरूको महत्त्वपूर्ण भूमिका हुन्छ। सहायक कर्मचारीहरू सरकारी तथा गैर-सरकारी निकायमा प्रशासनिक कार्य सम्पन्न गर्न, नेतृत्वलाई सहयोग गर्न, र दैनिक कार्यहरूलाई व्यवस्थापन गर्नका लागि अनिवार्य अंगका रूपमा कार्य गर्छन्। सहायक कर्मचारीहरूको कार्यदक्षता, इमानदारी र गुणहरूले संस्था र राष्ट्रको विकासमा प्रत्यक्ष प्रभाव पार्छ।

यस लेखमा सहायक कर्मचारीका कार्य र उनीहरूमा आवश्यक गुणहरूको विस्तृत चर्चा गरिनेछ। यसले खासगरी खरिदार दोस्रो पत्र को तयारीमा लागेका विद्यार्थीहरूलाई उपयोगी हुने विश्वास छ।

सहायक कर्मचारीका कार्यहरू (Roles of Assistant Employees)

सहायक कर्मचारीहरूको भूमिका फराकिलो छ र यसले विभिन्न प्रशासनिक तथा व्यवस्थापकीय क्षेत्रहरू समेट्छ। मुख्य कार्यहरू निम्न प्रकार छन्:

१. फाइल व्यवस्थापन

सहायक कर्मचारीहरूले कार्यालयका फाइलहरूलाई व्यवस्थित गर्न महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छन्।

फाइलहरूको दर्ता, क्रमबद्धता, र सुरक्षित स्थानमा राख्ने कार्य।

आवश्यक कागजातहरू खोजी गर्न सहयोग गर्ने।

पुराना फाइलहरूलाई वर्गीकरण गरी अभिलेखमा राख्ने।

२. पत्राचार कार्य

पत्राचार सरकारी वा गैर-सरकारी निकायमा अत्यन्तै महत्त्वपूर्ण कार्य हो।

पत्र लेखन, टाइपिङ, र आवश्यक निकायमा पठाउने।

आएका पत्रहरूको दर्ता गर्ने र सम्बन्धित अधिकारीलाई जानकारी गराउने।

साधारण भाषामा लिखित तथा कागजातहरूको ड्राफ्ट तयार गर्ने।

३. रिपोर्टिङ र रेकर्ड राख्ने

सहायक कर्मचारीहरूले रिपोर्ट तथा रेकर्ड राख्न विशेष भूमिका खेल्छन्।

दैनिक, साप्ताहिक, र मासिक रिपोर्ट तयार पार्ने।

कार्यालयमा आउने-जाने रेकर्ड राख्ने।

कार्यालयका अन्य विभागहरूबाट आवश्यक डाटा संकलन गरी रिपोर्ट बनाउने।

४. कार्य सम्पादनमा सहयोग

अधिकारी तथा वरिष्ठ कर्मचारीहरूको निर्देशनमा सहायक कर्मचारीहरूले उनीहरूको कार्यमा सहयोग पुर्याउँछन्।

बैठकको व्यवस्थापन तथा कार्यसूची तयार पार्ने।

अधिकारीहरूले तोकेको जिम्मेवारी समयमा पुरा गर्ने।

अन्य विभागीय कार्यमा आवश्यक समन्वय गर्ने।

५. कागजातहरू व्यवस्थित बनाउने

महत्त्वपूर्ण सरकारी र व्यक्तिगत कागजातहरूको सुरक्षा तथा व्यवस्थापन गर्ने कार्य सहायक कर्मचारीले गर्छन्।

सरकारी आदेश र परिपत्रहरूको अभिलेख राख्ने।

गोपनीय कागजातहरूको उचित हेरचाह गर्ने।

६. सामान्य प्रशासनिक कार्य

सहायक कर्मचारीको कार्य सामान्य प्रशासनिक कामहरूमा केन्द्रित हुन्छ।

कर्मचारीहरूको हाजिरी तथा विदा सम्बन्धी विवरण राख्ने।

कार्यालय सामग्रीहरूको सूची बनाउने र आवश्यक सामानहरूको व्यवस्थापन गर्ने।

सफा-सुग्घर वातावरण बनाइराख्न सहयोग गर्ने।

७. ग्राहक सेवा

सहायक कर्मचारीहरूको ग्राहक सेवा कार्यमा प्रत्यक्ष संलग्नता हुनसक्छ।

सेवाग्राहीहरूको गुनासो समाधानका लागि प्राथमिक जानकारी दिन सहयोग गर्ने।

कार्यालयमा आउने सेवाग्राहीलाई आवश्यक जानकारी दिने।

सहायक कर्मचारीका गुणहरू (Qualities of Assistant Employees)

सहायक कर्मचारीले आफ्नो कार्य कुशलतापूर्वक सम्पादन गर्नका लागि केही विशेष गुणहरू हुनुपर्छ। यी गुणहरूले कर्मचारीको कार्यशैली, कार्यदक्षता र संगठनमा उनको छवि निर्माण गर्छ।

१. इमानदारी र विश्वास

इमानदारी कुनै पनि कर्मचारीको सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण गुण हो।

सरकारी तथा संस्थागत सम्पत्तिको दुरुपयोग नगर्ने।

आफ्नो कर्तव्य र जिम्मेवारी इमान्दारीपूर्वक पूरा गर्ने।

अन्य सहकर्मी र सेवाग्राहीहरूसँग विश्वासको वातावरण बनाउने।

२. समय व्यवस्थापन

समयको सही उपयोगले सहायक कर्मचारीको कार्यसम्पादनमा सुधार ल्याउँछ।

समयमा काम पूरा गर्ने।

तोकिएको समयमा रिपोर्ट, फाइल, र अन्य कार्यहरू बुझाउने।

कार्यालयको नियमित हाजिरी र समयमा उपस्थित हुने।

३. परिश्रमशीलता

सहायक कर्मचारीहरूमा परिश्रमशीलता हुनु अपरिहार्य छ।

सानो र ठूला कार्यमा ध्यान दिएर काम गर्ने।

अतिरिक्त कार्यभार आए पनि गुनासो नगरी कार्य सम्पन्न गर्ने।

कार्यलाई परिपूर्ण र गुणस्तरीय बनाउने।

४. संचार कौशल

प्रभावकारी संचार कौशलले कार्यसम्पादनमा ठुलो भूमिका खेल्छ।

सहकर्मी, सेवाग्राही र वरिष्ठ अधिकारीहरूसँग शिष्ट भाषामा संवाद गर्ने।

पत्राचार र रिपोर्ट लेखनमा सरल, स्पष्ट र व्यावसायिक भाषा प्रयोग गर्ने।

निर्देशन र जानकारीलाई सही रूपमा बुझ्ने।

५. संगठनात्मक क्षमताहरू

संगठनात्मक कार्य क्षमता सहायक कर्मचारीहरूको अर्को महत्त्वपूर्ण गुण हो।

फाइल र कागजातहरू व्यवस्थित गर्ने।

कार्यहरूको प्राथमिकता निर्धारण गर्ने।

कार्यस्थलमा सफा र व्यवस्थित वातावरण बनाइराख्ने।

६. धैर्यता र सहनशीलता

सहायक कर्मचारीहरूले कहिलेकाहीँ कार्यभार र दबाब सहनु पर्छ।

कार्यक्षेत्रमा धैर्यतापूर्वक काम गर्ने।

सेवाग्राहीको गुनासो शान्त र धैर्यतापूर्वक सुन्ने।

समस्याहरूको समाधानमा सक्रिय सहभागिता जनाउने।

७. गोपनीयता राख्ने क्षमता

सरकारी र प्रशासनिक क्षेत्रमा गोपनीयता एक महत्त्वपूर्ण पक्ष हो।

कार्यालयका गोप्य कागजात र जानकारी बाहिर जान नदिने।

कर्मचारीको व्यक्तिगत जानकारी सुरक्षित राख्ने।

८. नवीनता र सृजनशीलता

सृजनशील सोचले कार्यहरूलाई प्रभावकारी र कुशल बनाउँछ।

नयाँ तरिकाले पुराना समस्याहरू समाधान गर्ने।

कार्यलाई सजिलो बनाउने नयाँ उपायहरू पहिचान गर्ने।

निष्कर्ष (Conclusion)

सहायक कर्मचारीहरू कुनै पनि संगठनको सञ्चालनमा प्रमुख भूमिका खेल्छन्। उनीहरूका कार्यहरू सामान्य देखिए पनि ती कार्यहरूको महत्त्व अत्यन्तै गहिरो छ। कार्यको सही व्यवस्थापन, इमानदारी र परिश्रमको साथ यदि सहायक कर्मचारीहरूले आफ्नो जिम्मेवारी पूरा गरेमा संगठनको कार्यसम्पादनमा गुणात्मक सुधार आउँछ।

सहायक कर्मचारीहरूमा इमानदारी, समयबद्धता, धैर्यता, र कुशल संचार क्षमता जस्ता गुणहरूको विकास भएमा उनीहरू आफ्नो कार्यलाई प्रभावकारी रूपमा सम्पन्न गर्न सक्षम हुन्छन्। यस लेखले खरिदार दोस्रो पत्रको तयारीमा लागेका विद्यार्थीहरूलाई सहायक कर्मचारीहरूको कार्य र गुणहरू बुझ्न मद्दत पुर्याउने विश्वास लिएको छ।

सहायक कर्मचारीहरूको योगदानलाई सही रूपमा बुझेर र उनीहरूको कार्यलाई सम्मान गरेर मात्र कुशल प्रशासनको स्थापना गर्न सकिन्छ।

कार्यालय स्रोत साधनको परिचय र प्रकार
(Introduction and Types of Office Resources)

भूमिका (Introduction)

कुनै पनि कार्यालयको कुशल सञ्चालनका लागि स्रोत साधनहरूको महत्त्वपूर्ण भूमिका हुन्छ। कार्यालय स्रोत साधनहरूले कार्यालयका कार्यहरूलाई सरल, प्रभावकारी र व्यवस्थित रूपमा सम्पन्न गर्न मद्दत पुर्‍याउँछ। कर्मचारीहरूको कार्यसम्पादनमा सुधार ल्याउने, समय बचत गर्ने र कार्य दक्षतालाई बढावा दिने उद्देश्यले स्रोत साधनहरूको प्रयोग गरिन्छ।

खरिदार दोस्रो पत्रको तयारी गर्ने विद्यार्थीहरूका लागि कार्यालय स्रोत साधनको परिचय, प्रकार र महत्त्व बुझ्नु अति आवश्यक छ। यस लेखमा कार्यालय स्रोत साधनको परिभाषा, तिनका प्रकारहरू र आवश्यकताका साथै तिनको प्रयोगका विषयमा विस्तृत रूपमा चर्चा गरिनेछ।

१. कार्यालय स्रोत साधनको परिभाषा (Definition of Office Resources)

कार्यालय स्रोत साधन भन्नाले कार्यालय सञ्चालनका लागि आवश्यक भौतिक तथा अमूर्त साधनहरूलाई जनाउँछ।

भौतिक स्रोत साधन: टेबल, कुर्सी, कागज, कम्प्युटर, फाइल, र स्टेशनरी सामग्री।

अमूर्त स्रोत साधन: सूचना, समय, दक्ष जनशक्ति, प्रविधि, र कार्यशैली।

स्रोत साधनहरूको उचित व्यवस्थापनले कार्यालय सञ्चालनलाई सरल, छरितो र परिणाममुखी बनाउँछ। कुनै पनि कार्यालयले आफ्नो लक्ष्य हासिल गर्न स्रोत साधनहरूको प्रयोग गर्न अनिवार्य हुन्छ।

२. कार्यालय स्रोत साधनका प्रकार (Types of Office Resources)

कार्यालय स्रोत साधनहरूलाई विभिन्न आधारमा वर्गीकरण गर्न सकिन्छ। तिनका मुख्य प्रकार निम्न छन्:

२.१ भौतिक स्रोत साधन (Physical Resources)

भौतिक स्रोत साधन भनेको कुनै कार्यालयमा प्रयोग हुने सबै प्रकारका भौतिक वस्तुहरू हुन्। यिनीहरूको प्रमुख कार्य कार्यालय सञ्चालनमा सहजीकरण ल्याउनु हो।

(क) फर्निचर र उपकरणहरू

टेबल र कुर्सी: कर्मचारी तथा अधिकारीहरूको कार्यका लागि अनिवार्य।

अलमारी र र्याक: फाइल तथा कागजात सुरक्षित रूपमा राख्न प्रयोग गरिन्छ।

कम्प्युटर र प्रिन्टर: आधुनिक कार्यालयको प्रमुख उपकरणहरू। यीले कार्यलाई छिटो र सुलभ बनाउँछन्।

टेलिफोन र इन्टरकॉम: आन्तरिक तथा बाह्य संचारका लागि उपयोग गरिन्छ।

फोटोकपी मेशिन: कागजातहरूको प्रतिलिपि बनाउन प्रयोग हुने उपकरण।

(ख) स्टेशनरी सामग्री

कार्यालय सञ्चालनका लागि विभिन्न प्रकारका स्टेशनरी सामग्रीहरू आवश्यक पर्छन्:

कागज, फाइल, डायरी, रजिस्टर।

पेन्सिल, पेन, हाइलाइटर, मार्कर।

स्टेपलर, क्लिप, गम, पिन।

टेप, ग्लू, रबर।

(ग) यातायात र सम्पर्क साधन

कार्यालयका कामहरूमा सम्बन्धित विभाग, व्यक्ति र बाह्य निकायसँग सम्पर्क गर्न यातायात साधनहरूको महत्त्वपूर्ण भूमिका हुन्छ।

मोटरसाइकल, गाडी, साइकल।

कुरियर सेवा, हुलाक सेवा।

विद्युतीय सम्पर्क साधन: इमेल, टेलिफोन, इन्टरनेट।

(घ) भवन र संरचना

कार्यालय सञ्चालनका लागि भवन तथा संरचना आधारभूत भौतिक साधन हुन्।

कार्यालय भवन, बैठक कक्ष, स्वागत कक्ष।

शौचालय, क्यान्टिन, पार्किङ।

२.२ अमूर्त स्रोत साधन (Intangible Resources)

भौतिक रूपमा देख्न नसकिने तर कार्यालय सञ्चालनका लागि अत्यन्त महत्त्वपूर्ण साधनहरूलाई अमूर्त स्रोत साधन भनिन्छ।

(क) सूचना र प्रविधि

सूचना र प्रविधि कुनै पनि कार्यालयको कार्यक्षमता बढाउने प्रमुख साधन हुन्।

डाटाबेस सिस्टम: कार्यालयका जानकारी तथा अभिलेख सुरक्षित राख्न।

इन्टरनेट र ई-मेल: संचार तथा जानकारी आदानप्रदान गर्न।

सफ्टवेयर: कार्यालय व्यवस्थापनका लागि विशेष सफ्टवेयरहरू।

(ख) समय

समय सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण स्रोत हो। कुनै पनि कार्यालयले आफ्नो कार्य प्रभावकारी रूपमा सम्पन्न गर्न समय व्यवस्थापन गर्नुपर्छ।

समयमै कार्य सम्पन्न गर्ने।

कार्यहरूलाई प्राथमिकता दिनु।

अनावश्यक समय खेर नफाल्ने।

(ग) जनशक्ति

कुशल, सक्षम र इमानदार जनशक्ति कार्यालय सञ्चालनका लागि अनिवार्य साधन हो।

दक्ष जनशक्तिको प्रयोगले कार्य छरितो हुन्छ।

कर्मचारीको तालिम तथा विकासले कार्यालयको क्षमता वृद्धि हुन्छ।

(घ) कार्यशैली र नीति

कार्यालय सञ्चालनका लागि सही कार्यशैली र नीतिहरू आवश्यक हुन्छ।

कार्यालय नियम र प्रक्रिया पालना गर्ने।

कार्यलाई योजनाबद्ध रूपमा सञ्चालन गर्ने।

२.३ वित्तीय स्रोत साधन (Financial Resources)

कार्यालय सञ्चालनका लागि वित्तीय स्रोत अत्यावश्यक हुन्छ।

बजेट: कार्यालयको वार्षिक बजेट निर्धारण।

कोष र कोषाध्यक्ष: खर्च व्यवस्थापन र वित्तीय पारदर्शिता।

खातापत्र: कार्यालयका आर्थिक विवरणहरूको रेकर्ड राख्ने।

वित्तीय स्रोतको अभावले कार्यालयका कार्यहरू प्रभावित हुन सक्छ। त्यसैले खर्चलाई व्यवस्थित र नियन्त्रित गर्नुपर्छ।

२.४ मानव स्रोत साधन (Human Resources)

मानव स्रोत साधन कार्यालय सञ्चालनको मेरुदण्ड हो। दक्ष, प्रशिक्षित र अनुशासित मानव स्रोत भएमा कार्यालयको लक्ष्य हासिल गर्न सजिलो हुन्छ।

(क) प्रशासनिक कर्मचारी

खरिदार, सहायक कर्मचारी, लेखा सहायक, टंकक।

तल्लो तहका कर्मचारीहरू जो कार्यालयको दैनिक कार्य सञ्चालनमा संलग्न हुन्छन्।

(ख) प्राविधिक कर्मचारी

कम्प्युटर अपरेटर, प्रोग्रामर।

प्राविधिक परामर्शदाता, मर्मत गर्ने कर्मचारी।

(ग) नेतृत्वकर्ता

कार्यालय प्रमुख, शाखा प्रमुख, विभागीय प्रमुख।

कार्यालयका गतिविधिहरूलाई निर्देशन र व्यवस्थापन गर्ने।

३. कार्यालय स्रोत साधनको व्यवस्थापनको महत्त्व (Importance of Managing Office Resources)

कार्यालय स्रोत साधनहरूको उचित व्यवस्थापनले कार्यालय सञ्चालनमा निम्नलिखित फाइदाहरू पुर्‍याउँछ:

३.१ कार्यको छरितोपना

स्रोत साधनहरूको सही व्यवस्थापनले कार्यलाई छिटो र छरितो बनाउँछ।

३.२ समय र लागत बचत

स्रोत साधनहरूको कुशल प्रयोगले अनावश्यक खर्च र समय खेर जानबाट जोगाउँछ।

३.३ कर्मचारीको कार्य क्षमता वृद्धि

स्रोत साधनहरूको उपलब्धताले कर्मचारीको कार्यप्रति रुचि बढाउँछ र कार्यक्षमता वृद्धि गर्छ।

३.४ सेवाग्राही सन्तुष्टि

कार्यालयमा स्रोत साधनहरू राम्रोसँग व्यवस्थापन भए सेवाग्राहीले छिटो र गुणस्तरीय सेवा पाउँछन्।

३.५ दक्ष प्रशासनको विकास

स्रोत साधनहरूको उचित व्यवस्थापनले कुशल प्रशासनको विकास गर्न मद्दत गर्छ।

४. कार्यालय स्रोत साधनको प्रभावकारी प्रयोग (Effective Utilization of Office Resources)

कार्यालय स्रोत साधनहरूको प्रभावकारी प्रयोगका लागि निम्न बुँदाहरू ध्यान दिनुपर्छ:

नियमित रेकर्ड राख्ने: स्रोत साधनहरूको प्रयोगको रेकर्ड राख्नुपर्छ।

प्राथमिकता निर्धारण गर्ने: स्रोत साधनहरूलाई आवश्यकताअनुसार प्राथमिकता दिनुपर्छ।

मर्मत सम्भार गर्ने: उपकरणहरूको नियमित मर्मत सम्भार गर्नुपर्छ।

प्रशिक्षण दिने: जनशक्तिलाई स्रोत साधनको सही प्रयोग गर्न तालिम दिनुपर्छ।

पारदर्शिता कायम गर्ने: स्रोत साधनको प्रयोगमा पारदर्शिता हुनुपर्छ।

निष्कर्ष (Conclusion)

कार्यालय स्रोत साधनहरू कुनै पनि कार्यालयको कुशल सञ्चालनका लागि अनिवार्य हुन्छन्। फर्निचर, उपकरण, जनशक्ति, सूचना तथा प्रविधि जस्ता स्रोत साधनहरूको प्रभावकारी व्यवस्थापन र प्रयोगले कार्यालयका कार्यहरूलाई छरितो, सुलभ र परिणाममुखी बनाउँछ।

भौतिक स्रोत साधन, अमूर्त साधन, वित्तीय स्रोत र मानव स्रोत सबै एकआपसमा समन्वयित भएर कार्य गरेमा मात्र कार्यालयले आफ्नो लक्ष्य पूरा गर्न सक्छ। त्यसैले स्रोत साधनहरूको उचित प्रयोग, व्यवस्थापन र संरक्षणमा ध्यान दिन जरुरी छ।

Click The Link To Download Notes: https://drive.google.com/file/d/151062UQbqGgmmlMSJpe98nxkTrpwvmK4/view?usp=drivesdk

Thank You For Visiting Our Blog.

 We Hope You Will Get Success Soon!!